# İş Takip Sistemi: Görevleri, Süreleri ve Sorumluları Görün Kaynak: https://www.lanseyapim.com/hizmet/is-takip-sistemleri Sağlayıcı: Lanse Yapım (Konya, Türkiye) · Kategori: İşletme Sistemleri İletişim (telefon, SMS, WhatsApp): 0546 219 28 42 · E-posta: bilgi@lanseyapim.com · Adres: FEVZİ ÇAKMAK MAH. 10638 SK. K.T.M. C2 BLOK NO:7A/105 KARATAY/KONYA > İşleri, görevleri ve sorumluları tek panelde izleyen iş takip sistemi geliştiriyoruz. Kim neyi ne zamana kadar yapacak, hangi iş hangi aşamada; her şey net görünür. ## İş Takip nedir? İş takip sistemi, bir işletmedeki işlerin kime atandığını, hangi aşamada olduğunu ve ne zaman teslim edileceğini tek bir panelden gösteren yazılımdır. Her iş bir kayıt olarak açılır; sorumlusu, teslim tarihi, notları ve dosyaları o kayıtta toplanır. Böylece yönetici telefonla sormadan durumu görür, çalışan da sıradaki işini ve önceliğini bilir. ## Bir bakışta - Kimler için: Atölye, servis, proje ve ofis ekipleri olan işletmeler - Tipik süre: Genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasında; kapsama göre değişir - Teslim edilen: İş akışı panelı, bildirim kuralları, raporlar ve kullanıcı eğitimi - Sizden beklenen: İş türleri, aşama adları ve kimin neyi göreceği kararı ## Kimler için uygun? - Üretim ve baskı atölyeleri: Bir sipariş tasarım onayından baskıya, kesimden montaja birçok elden geçer. Her aşamada işin kimde olduğunu görmek, müşteriye teslim tarihi söylerken tahmin yürütme ihtiyacını ortadan kaldırır. - Teknik servis ve bakım ekipleri: Arıza kaydı teknisyene atanır, yapılan işlem ve değişen parça nota yazılır. Aynı cihaz tekrar geldiğinde önceki işlemler hazır olduğu için teşhis süresi kısalır. - Saha ve montaj ekipleri: Sahada çalışan ekipler iş bitirme notunu, fotoğrafı ve müşteri onayını telefondan girer. Ofis, işin tamamlandığını beklemeden görür ve faturalama veya yeni iş planı yapabilir. - Proje bazlı çalışan ofisler: Mimarlık, danışmanlık ve ajans gibi işletmelerde aynı anda birçok proje yürür. Görevler proje altında toplanır; kimin elindeki işin hangi projeyi bekletiğini panel gösterir. - Büyüyen ve yöneticisi aşırı yüklenen işletmeler: Her işi yönetici hatırlıyorsa ekip büyüdüğünde sistem tıkanır. İş kayıtları, yöneticinin zihnindeki takip yükünü paylaşılan bir yapıya taşır. - Müşteriye iş durumu bildiren firmalar: Müşteri siparişinin ne aşamada olduğunu sorduğunda cevap için dosya aramak gerekmez. Panelde aşama görülür, müşteriye net bilgi birkaç saniyede verilir. ## İş takip sistemi nedir, neden gerekir? Ekip büyüdükçe işin kimde olduğu, hangi aşamada durduğu ve ne zaman biteceği sorusu zorlaşır. Telefonla sormak, mesaj grubunda aramak ya da toplantıyla durum öğrenmek hem zaman alır hem de hata üretir. İş takip sistemi her işi bir kayda çevirir: sorumlusu, teslim tarihi, aşaması ve notları olur. Yönetici tek ekrandan durumu görür; çalışan da sıradaki işini ve önceliğini bilir. Soru sorma ihtiyacı azaldığı için iş yürümeye devam eder. ## Neler yapıyoruz? Sistemi sizin iş akışınıza göre kurarız. Atölye siparişi, saha servisi, proje ya da günlük ofis işi olsun; aşamaları sizin kelimelerinizle tanımlarız. - İş kartı: açıklama, ek dosya, sorumlu, öncelik ve teslim tarihi - Özel aşamalar: bekliyor, hazırlanıyor, onayda, teslim edildi gibi - Görev atama ve devretme, geçmişiyle birlikte - Yaklaşan ve geciken işler için e-posta veya panel bildirimi - Yorum ve not alanı; yazışmalar iş kartında kalır - Müşteriye veya projeye bağlı iş listeleri - Ekip ve kişi bazlı iş yükü ve performans raporları - Yetki düzeni: herkes yalnızca kendi alanını görür ## İşletmenize sağladığı faydalar Takip yükü yöneticinin zihninden sisteme taşınır. Geciken iş görünür hale geldiği için sorun büyümeden müdahale edebilirsiniz. İşin kaydı tutulduğu için hata olduğunda nerede aksadığını da bulabilirsiniz. - Teslim tarihleri kaçırılmaz, gecikmeler erken fark edilir - Sorumluluk net olur, işin sahipsiz kalması azalır - Ekip içi mesaj trafiği ve tekrar eden sorular düşer - Hangi iş türü ne kadar sürüyor, raporla öğrenirsiniz - Müşteriye iş durumu hakkında hızlı ve doğru bilgi verirsiniz ## Hangi sektörlerde nasıl çalışır? - Reklam ve baskı atölyesi: sipariş tasarımdan baskıya, montajdan teslime kadar izlenir - Teknik servis: arıza kaydı teknisyene atanır, işlem ve parça notları tutulur - İnşaat ve tadilat: şantiye işleri aşamalara ve ustalara göre takip edilir - Muhasebe ve danışmanlık ofisi: beyanname ve evrak teslim tarihleri hatırlatılır - Dijital ajans veya yazılım ekibi: proje görevleri sprint veya hafta bazında yürür ## Neden Lanse Yapım? Hazır görev uygulamaları genel amaçlıdır; sizin sektörünüzdeki özel aşamaları ve alanları desteklemeyebilir. Biz yazılımı iş akışınıza göre şekillendiririz ve gereksiz özellikleri çıkararak ekibin gerçekten kullanacağı bir panel çıkarırız. Aynı ekip tasarım ve yazılımı birlikte yürüttüğü için ekranlar sade ve anlaşılır olur. Konya'da yüz yüze, diğer şehirlerde uzaktan görüşme yapıyoruz. Yazılı teklifte kapsam ve teslim aşamaları açıkça yer alır. ## Doğru kurulum için ipuçları - Aşama sayısını az tutun; beş altı aşama çoğu işletme için yeter - Her iş için tek bir sorumlu belirleyin, ortak sorumluluk işi belirsizleştirir - İlk ay küçük bir ekiple deneyin, sonra tüm şirkete yayın - Yöneticiler de sistemi kullanmalı; durumu mesajla sormak alışkanlığını bırakın - Müşteri takibi de gerekiyorsa müşteri takip sistemini birlikte planlayın ## Kapsamdaki işler - İş türlerinin belirlenmesi: Hangi tür işlerin takip edileceğini sizinle listeleriz: sipariş, arıza, proje görevi, ziyaret gibi. Her tür için ayrı alan ve aşama seti tanımlayabiliriz. - Aşama ve durum akışı: Bekliyor, hazırlanıyor, onayda, teslim edildi gibi kendi aşama adlarınızı kurarız. Hangi aşamadan hangisine geçilebileceğini ve geçişte kimin onay vereceğini de tanımlarız. - Sorumlu atama ve devir: Bir iş tek sorumluya atanır, gerektiğinde devredilir. Devir işlemi kayıt altına alınır; işin kimin elinden kime geçtiği ve ne zaman geçtiği sonradan izlenebilir. - Teslim tarihi ve öncelik: Her işe teslim tarihi ve öncelik düzeyi verilir. Yaklaşan ve geciken işler panelde renkle ayrılır, ilgili kişilere bildirim gider. - Dosya ve not alanı: Çizim, fotoğraf, sözleşme ve yazışma notları iş kartına eklenir. Böylece bilgi mesaj gruplarında kaybolmaz, işe bakan herkes aynı dosyaya ulaşır. - Bildirim kuralları: Yeni iş atandığında, aşama değiştiğinde veya tarih yaklaştığında kimin uyarılacağını belirleriz. Gereksiz bildirimi azaltmak için kuralları ekibin işleyişine göre sadeleştiririz. - İş yükü ve performans raporu: Kişi ve ekip bazında açık iş sayısı, tamamlanan iş ve ortalama bekleme süresi gösterilir. Bu raporlar kişi kıyaslamak için değil iş dağılımını dengelemek için kullanılır. - Müşteri ve proje bağlantısı: İşler müşteriye ya da projeye bağlanabilir. Bir müşterinin tüm geçmiş ve açık işleri tek ekranda listelenir; istenirse müşteri takip sistemiyle birlikte çalışacak şekilde kurulur. ## Teslim edilenler - Kullanıma hazır iş takip paneli - Tanımlı iş türleri ve aşama akışları - Kullanıcı rolleri ve yetki tablosu - Bildirim ve hatırlatma kuralları - Geciken, yaklaşan ve tamamlanan iş görünümleri - Kişi ve ekip bazlı iş yükü raporları - Telefon ve tablette çalışan sayfa düzeni - Eski iş listelerinin sisteme aktarımı, istenirse - Kullanıcı eğitimi ve kısa yazılı kullanım notu ## İş takip sistemi kurulmadan önce süreç nasıl haritalanır? İş takip yazılımı, var olan düzensizliği otomatik olarak düzeltmez; yalnızca görünür kılar. Bu yüzden kuruluma başlamadan önce işin nasıl ilerlediğini kâğıt üzerinde çıkarırız. Müşteriden talep geldiğinde ne olur, kim ne zaman devreder, kim onay verir, iş ne zaman biter sorularına cevap ararız. Bu çalışma çoğu zaman beklenmedik bulgular ortaya çıkarır. Aynı işi iki kişinin yapması, onay bekleyen ama kimsenin sahip çıkmadığı aşamalar ya da sadece telefonla yürüyen devirler yaygındır. Bunları sisteme taşımadan önce ekiple konuşup sadeleştirmek kurulumu hem kolaylaştırır hem de daha kullanışlı hale getirir. Haritalama sonunda aşamaları, rolleri ve bildirim noktalarını gösteren tek sayfalık bir akış şeması hazırlanır. Ekip bu şemayı onayladıktan sonra yazılıma geçilir. Böylece sistem bir tahmine değil, ekibin kabul ettiği bir işleyişe dayanır. - İşin başladığı ve bittiği noktanın net tanımı - Onay gereken adımların listesi - Her aşama için tek sorumlu rol - Tek sayfalık akış şeması ## Saha ekipleri ve ofis arasındaki iletişim nasıl düzenlenir? Sahada çalışan ekip ile ofis arasındaki en büyük kopukluk, bilginin akşam ya da ertesi gün gelmesidir. Teknisyen işi bitirir ama durum ofise ulaşmadığı için müşteri hâlâ bekliyor görünür. Telefondan anında güncellenen iş kartı bu boşluğu kapatır. Saha formunu kısa tutarız: yapılan işlem, kullanılan parça, varsa fotoğraf ve müşteri onayı. Uzun formlar sahada doldurulmaz, bu yüzden yalnızca devamında bilinmesi gereken bilgiyi zorunlu yaparız. Bağlantı zayıfsa kaydın nasıl bekletileceğini de kurulumdan önce planlarız. Ofis tarafı için yeni iş atamasında, aciliyet değişiminde ve müşteri talebinde sahaya bildirim gider. Böylece telefon trafiği azalır ve iletişim yazılı kalır. Bir uyuşmazlık olduğunda hangi bilginin ne zaman verildiği kayıttan okunabilir. - Telefonda tek ekranda tamamlanan iş formu - Fotoğraf ve not ekleme - Müşteri onayı için basit onay adımı ## İş takip sistemi zamanla nasıl bakım ister ve nasıl geliştirilir? İş takip sistemi kurulup bırakılan bir araç değildir; işletme değiştikçe akış da değişir. Yeni bir hizmet türü eklendiğinde, ekip büyüdüğünde ya da müşteri talepleri farklılaştığında aşamalar ve alanlar güncellenmelidir. Güncel tutulmayan panel zamanla ekibin terk ettiği bir araç haline gelir. Önerimiz, ilk üç ayda aylık kısa bir değerlendirme yapmaktır. Hangi alanın kullanılmadığı, hangi aşamanın karışık olduğu ve hangi raporun işe yaradığı konuşulur. Küçük değişiklikler hızla yapılır; böylece ekip sistemin kendilerine uyduğunu görür. Teknik bakım tarafında yedekleme, güvenlik güncellemeleri ve kullanıcı hesaplarının düzenli gözden geçirilmesi gerekir. Ayrılan çalışanın hesabının kapatılması gibi basit adımlar önemlidir. Bu işlemleri destek planı kapsamında birlikte yürütürüz. - Üç ay boyunca aylık değerlendirme toplantısı - Kullanılmayan alanların temizlenmesi - Düzenli yedek ve güvenlik güncellemesi ## Hazır görev uygulaması mı, özel iş takip sistemi mi? | Ölçüt | Hazır görev uygulaması | Özel iş takip sistemi | |---|---|---| | Başlangıç hızı | Hesap açılır, hemen kullanılır | Analiz ve kurulum gerektirir | | Sektöre özel alan | Genel alanlar, sınırlı özelleştirme | İşinizin alanları ve aşamaları tanımlanır | | Müşteri ve sipariş bağı | Genelde ayrı araç gerekir | Müşteri ve işler aynı panelde bağlanır | | Veri sahipliği | Sağlayıcının sunucusunda tutulur | Sizin belirlediğiniz yapıda saklanır | | Maliyet yapısı | Kullanıcı başına düzenli abonelik | Kurulum emeği, sonrası destek planına göre | | Değişen ihtiyaç | Sağlayıcının sunduğu kadar | Gerektikçe birlikte geliştirilir | ## Sürecimiz 1. Süreç analizi: İşlerin sizde nasıl başladığını, kimden kime geçtiğini ve nerede aksadığını dinleriz; sizden örnek iş türlerini isteriz. 2. Teklif ve akış planı: Aşamaları, rolleri ve raporları belirleyip yazılı teklifle kapsamı netleştiririz. 3. Tasarım ve geliştirme: Panel ekranlarını hazırlar, bildirim ve yetki kurallarını yazılıma işleriz. 4. Deneme ve düzeltme: Ekibinizle gerçek işler üzerinde denemeler yapar, aksayan noktaları düzeltiriz. 5. Eğitim ve yayına alma: Kullanıcılara kısa eğitim verir ve sistemi canlı kullanıma açarız. 6. Destek ve geliştirme: Teslim sonrası sorularınıza yanıt verir, yeni iş türü veya rapor ihtiyacını ekleriz. ## Sık sorulan sorular ### İş takip sistemi ücreti nasıl belirlenir? Kullanıcı sayısı, aşama ve rol karmaşıklığı, bildirim ve rapor ihtiyacı ücreti etkiler. Ücretsiz ön görüşmeden sonra yazılı teklif hazırlarız. ### Hazır görev uygulamasından farkı ne? Hazır uygulamalar genel kullanım içindir. Bizim kurduğumuz sistemde aşamalar, alanlar ve raporlar sizin işinize göre tanımlanır; ihtiyaç değiştikçe de geliştirilir. ### Ekibim sistemi kullanmayı öğrenir mi? Panelleri sade tasarlarız ve kısa bir kullanım eğitimi veririz. Alışkanlık zaman alabilir; bu yüzden ilk dönemde küçük bir grupla başlamanızı öneririz. ### Sahadaki çalışanlar telefondan kullanabilir mi? Evet, panel telefonda rahat çalışacak şekilde tasarlanır. Saha ekibi iş durumunu ve notu yerinde girebilir. ### Verilerimiz güvende mi? Her kullanıcı yetkisine göre erişir ve işlemler kayıt altına alınır. Yedekleme düzenini kurulumda birlikte planlarız. ### Sonradan yeni özellik eklenebilir mi? Evet. Yeni aşama, alan veya rapor ihtiyacı doğduğunda sistemi birlikte geliştiririz. Kapsamı yazılı olarak netleştiririz. ### İş takip sistemi ile proje yönetim aracı arasındaki fark nedir? Proje yönetim araçları genellikle belirli bir başlangıç ve bitişi olan projeleri planlar. İş takip sistemi ise sürekli akan siparişleri, arızaları ve talepleri aşama aşama izler. İhtiyacınız ikisini de içeriyorsa kapsamı ön görüşmede birlikte belirleriz. ### İş takip sistemi müşterilerime de açılabilir mi? Evet, istenirse müşteriye yalnızca kendi işini gösteren sınırlı bir görünüm verilebilir. Müşteri, siparişinin aşamasını görür ama diğer kayıtlara erişemez. Hangi bilginin paylaşılacağına siz karar verirsiniz ve yetkiler buna göre kurulur. ### Mevcut Excel iş listemi sisteme alabilir miyim? Evet. Listeyi inceler, aşama ve sorumlu sütunlarını sistemin yapısına eşleriz ve topluca aktarırız. Listenin düzenli olması süreyi kısaltır. Düzensiz satırlar için sizinle birlikte temizlik yaparız. ### Sistem internet olmadan çalışır mı? Panel tarayıcı üzerinden çalıştığı için internet bağlantısı gerekir. Bağlantının zayıf olduğu sahalar için kayıtların nasıl bekletileceğini ve sonradan gönderileceğini kurulumdan önce konuşuruz. Kesin çözüm, kullanım ortamınıza göre belirlenir. ### Kaç kullanıcıya kadar uygun? Sistem birkaç kişilik küçük ekiplerden onlarca kişilik ekiplere kadar kurulabilir. Asıl belirleyici olan kullanıcı sayısından çok akışın karmaşıklığıdır. Ön görüşmede ekip büyüklüğünü ve hedefinizi öğrenip uygun yapıyı öneririz. ### Sistem kullanılmazsa ne yapılır? Kullanım düşükse önce nedenine bakarız: ekran karmaşık mı, alanlar fazla mı, eğitim yetersiz mi. Çoğu zaman sadeleştirme ve yönetici örnek olması yeterli olur. Destek planında bu tür gözden geçirmeler yer alabilir. --- Teklif için: https://www.lanseyapim.com/iletisim?hizmet=is-takip-sistemleri Fiyatlar bilgilendirme amaçlıdır; kesin kapsam ve bedel ücretsiz ön görüşmeden sonra yazılı teklifle belirlenir.