# Online Rezervasyon Sistemi: Randevu ve Yer Ayırtma Yazılımı

Kaynak: https://www.lanseyapim.com/hizmet/rezervasyon-sistemleri
Sağlayıcı: Lanse Yapım (Konya, Türkiye) · Kategori: İşletme Sistemleri
İletişim (telefon, SMS, WhatsApp): 0546 219 28 42 · E-posta: bilgi@lanseyapim.com · Adres: FEVZİ ÇAKMAK MAH. 10638 SK. K.T.M. C2 BLOK NO:7A/105 KARATAY/KONYA

> Müşterileriniz web sitenizden tarih ve saat seçerek yer ayırtsın, siz de tüm talepleri tek takvimde yönetin. İşletmenize göre kurgulanan online rezervasyon sistemi geliştiriyoruz.

## Rezervasyon nedir?

Rezervasyon sistemi, müşterilerin web sitesi üzerinden tarih, saat ve hizmet seçerek yer ayırtmasını sağlayan, işletmenin de tüm talepleri tek takvimde yönettiği yazılımdır. Dolu zamanlar otomatik kapanır, onay ve hatırlatma mesajları kendiliğinden gönderilir. Amaç, telefon trafiğini azaltmak, çift rezervasyonu önlemek ve çalışma saati dışında da talep alabilmektir.

## Bir bakışta

- Kimler için: Randevu, masa, oda, araç veya seans satan işletmeler
- Tipik süre: Genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasında; kapsama göre değişir
- Teslim edilen: Müşteri rezervasyon ekranı, yönetim paneli, bildirimler ve eğitim
- Sizden beklenen: Kapasite, çalışma saatleri, süre kuralları ve iptal politikası

## Kimler için uygun?

- Kuaför, güzellik ve bakım salonları: Her işlemin süresi ve uzmanı farklıdır. Müşteri işlemi seçtiğinde süre otomatik hesaplanır, yalnızca o uzmanın uygun olduğu saatler gösterilir ve boş koltuk bırakan aralıklar azalır.
- Klinik ve muayenehaneler: Hekim bazlı takvim, muayene türüne göre süre ve randevu hatırlatması gerekir. Hastanın randevusunu kendisinin alması, sekreterin telefon yükünü azaltır.
- Restoran ve kafeler: Tarih, saat ve kişi sayısına göre masa ayrılır. Kapasiteyi aşan talep otomatik kapanır; özel gün ve grup talepleri ise ayrı onay akışına yönlendirilebilir.
- Araç kiralama ve transfer firmaları: Araç ve tarih aralığı seçilir, aynı araç çakışan tarihlerde ikinci kez verilmez. Teslim ve iade saatleri ile ek hizmetler kayıtta tutulur.
- Spor salonu, kurs ve atölyeler: Seans ve kontenjan bazlı yer ayırma yapılır. Dolan seans kapanır, bekleme listesi tutulur ve iptal olduğunda sıradaki kişiye bildirim gider.
- Pansiyon ve küçük konaklama işletmeleri: Oda tipi ve geceleme sayısına göre talep alınır. Daha kapsamlı ön büro ihtiyacı doğduğunda sistem otel yönetimi yönünde genişletilebilir.

## Telefon beklemeden, her saat rezervasyon alın

Rezervasyon çoğu işletmede hâlâ telefon, mesaj ve defter üçgeninde yürür. Çalışma saati dışında gelen talepler kaybolur, çift rezervasyon yapılır, müşteri gelmeyince kimse haber vermez. Ekip de iş yapacağı vakti kayıt tutmaya harcar.

Online rezervasyon sistemi, müşterinin web sitenizde uygun tarih ve saati kendisinin seçmesini sağlar. Dolu zamanlar kapanır, onay mesajı otomatik gider, tüm kayıtlar tek takvimde toplanır. Siz yalnızca kuralları belirlersiniz; gerisini sistem yürütür.

## Kapsam: neleri kuruyoruz?

Yapı, rezervasyonun neyi ayırdığına göre kurulur: oda, masa, uzman, araç ya da salon. Müşteri ekranı sade, yönetim paneli ise ekibinizin hızlı kullanacağı şekilde hazırlanır.
- Web sitenize gömülü rezervasyon formu, telefonda da rahat çalışır
- Canlı takvim: boş, dolu ve kapatılmış zamanlar anında güncellenir
- Kapasite, süre ve arada boşluk gibi işletmeye özel kurallar
- Uzman, şube, oda veya masa bazında ayrı takvimler
- Müşteriye onay, hatırlatma ve iptal bildirimi, e-posta veya SMS ile
- İptal ve değişiklik politikasının sisteme işlenmesi
- Müşteri kaydı, rezervasyon geçmişi ve not alanı
- Doluluk ve talep yoğunluğu raporları
- İsteğe bağlı kapora veya ön ödeme için lisanslı ödeme kuruluşu entegrasyonu

## Gelir ve zaman olarak ne kazanırsınız?

Rezervasyon alma işi sizin vaktinizden müşterinin kendi eline geçer. Geceleri ve hafta sonları gelen talepler de kayda girer. Hatırlatma mesajları gelmeyen müşteri sayısını azaltmaya yardımcı olur; boşalan saat daha erken fark edilir.
- Telefon yoğunluğu azalır, ekip müşteriyle ilgilenmeye vakit bulur
- Çift rezervasyon ve unutulan randevu hataları büyük ölçüde önlenir
- Çalışma saati dışında da talep almaya devam edersiniz
- Hatırlatma bildirimleri randevuya gelmeyen müşteriyi azaltmaya yardımcı olur
- Hangi gün ve saatin dolu olduğunu raporla görüp kampanya planlarsınız

## Hangi işletme nasıl kullanır?


- Kuaför ve güzellik salonu: uzman ve işlem seçilir, süre otomatik hesaplanır
- Klinik ve diş hekimi: hekim bazlı takvim, muayene hatırlatması
- Restoran ve kafe: tarih, saat ve kişi sayısına göre masa ayırma
- Araç kiralama ve transfer: araç ve tarih aralığı seçimi
- Spor salonu veya kurs: seans ve kontenjan bazlı yer ayırma
- Pansiyon ve butik otel: oda tipi ve geceleme sayısına göre talep

## Neden Lanse Yapım?

Rezervasyon formu tek başına yetmez; müşteri sitenize gelmeli, ürününüzü beğenmeli ve güvenmelidir. Bu yüzden rezervasyon sistemini web tasarım, SEO ve reklam çalışmalarınızla birlikte planlıyoruz. Sistem ayrı bir yama gibi değil, sitenizin parçası gibi çalışır.

Konya'da yüz yüze, Türkiye genelinde uzaktan hizmet veriyoruz. Yazılı teklifte kapsam ve entegrasyonlar açıkça yazılır, teslimden sonra kural ve ayar değişikliklerinde yanınızda oluruz.

## Başlamadan önce düşünün


- İptal, erteleme ve gelmeme durumunda hangi kuralı uygulayacağınıza karar verin
- Kapora alacaksanız kart bilgisinin sizde tutulmadığı lisanslı bir ödeme yapısı seçin
- Telefonla gelen talepleri de panelden girin, takvim tek kaynakta kalsın
- Müşteri bilgisi topladığınız için aydınlatma metni ve onay kutusu gerekir
- Otel gibi oda yönetimi gerekiyorsa otel sistemleri hizmetimize de bakın

## Kapsamdaki işler

- Rezervasyon nesnesinin tanımı: Neyin ayırtıldığını belirleriz: masa, oda, uzman, araç ya da seans. Her nesne için kapasite, süre ve fiyat bilgisi ayrı tanımlanır ve takvime bağlanır.
- Müşteri ekranı tasarımı: Tarih ve saat seçimi telefonda rahat kullanılacak biçimde tasarlanır. Gereksiz adım çıkarılır; müşteri en fazla birkaç dokunuşla rezervasyonu tamamlar.
- Takvim ve çakışma kontrolü: Aynı kaynak için iki talep aynı anda gelse bile kayıt anında kontrol edilir. Kapalı günler, tatiller ve bakım saatleri takvimden ayrıca engellenir.
- Özel kurallar: Minimum bekleme süresi, rezervasyon için en erken ve en geç gün, işlem arası temizlik boşluğu gibi işletmeye özgü kuralları sisteme işleriz.
- Bildirim akışı: Onay, hatırlatma, iptal ve değişiklik mesajlarının ne zaman ve hangi kanaldan gideceğini belirleriz. E-posta standarttır; SMS için mesaj sağlayıcı bağlantısı gerekir.
- Yönetim paneli: Ekip talepleri görür, onaylar, erteler ya da iptal eder. Telefonla gelen rezervasyonu panelden girmek de mümkündür; takvim tek kaynakta kalır.
- İptal ve değişiklik politikası: Müşterinin ne zamana kadar ücretsiz iptal edebileceği, gelmeme durumunda ne olacağı ve değişiklik hakkı sisteme yazılır ve müşteriye gösterilir.
- Rapor ve doluluk analizi: Gün, saat ve hizmet bazında doluluk, iptal oranı ve talep yoğunluğu raporlanır. Boş kalan saatler için kampanya planlamanın zemini oluşur.

## Teslim edilenler

- Web sitenize uyumlu müşteri rezervasyon ekranı
- Yönetim paneli ve canlı takvim
- Kapasite, süre ve fiyat kurallarının tanımlı hali
- Onay, hatırlatma ve iptal bildirim şablonları
- İptal ve değişiklik politikası ekranı
- Rol ve yetki tablosu
- Doluluk ve talep raporları
- Test rezervasyon senaryolarının sonuç notu
- Panel kullanım eğitimi
- Kısa yazılı kullanım rehberi

## Rezervasyon kuralları işletmenin gelirini nasıl etkiler?

Rezervasyon sistemi yalnızca bir takvim değildir; kurallar bütünüdür ve bu kurallar boş kalan saati doğrudan etkiler. Örneğin işlem arasına konan temizlik boşluğu, kuaför için verimi düşürebilir ya da sıkışmayı önleyebilir. Doğru değer işletmeden işletmeye değişir ve deneme yoluyla bulunur.

Minimum bildirim süresi de önemlidir. Aynı gün rezervasyona kapalı olmak bazı işletmelere rahatlık verirken, bazıları için kayıp fırsattır. Sistem bu kuralı kolayca değiştirmeye izin verdiği için önce temkinli başlayıp verilere göre gevşetmek ya da sıkılaştırmak mümkündür.

İptal politikası ise müşteri ilişkisinin ve boş saat riskinin dengesidir. Çok sert kurallar müşteriyi uzaklaştırabilir, çok gevşek kurallar boş randevuları artırabilir. Doluluk raporları birkaç ay sonra bu dengenin nerede olduğunu gösterir; kuralları buna göre ayarlayabilirsiniz.
- İşlem arası boşluk süresi
- Aynı gün rezervasyon kabul kuralı
- Ücretsiz iptal için son zaman
- Gelmeme durumunda uygulanacak adım

## Online ödeme, kapora ve KVKK konuları nasıl ele alınır?

Bazı işletmeler rezervasyonu güvenceye almak için kapora ister. Bu durumda ödemenin lisanslı bir ödeme kuruluşunun güvenli sayfasından alınması gerekir. Kart bilgisi hiçbir aşamada sizin sistemlerinizde ya da bizim sunucularımızda saklanmaz; yalnızca ödemenin sonucu kayda geçer.

Üye iş yeri başvurusu ve onay süreci ödeme kuruluşuna aittir ve zaman alabilir. Bu nedenle ödeme bağlantısını gerekiyorsa kurulumdan önce başlatmanızı öneririz. İade ve iptal durumunda paranın nasıl iade edileceği de kuruluşun kurallarına göre planlanır.

Rezervasyon sırasında ad, telefon ve e-posta gibi kişisel veriler toplandığı için aydınlatma metni ve gerekli onay kutuları forma eklenir. Hukuki ayrıntılar işletmenize göre değiştiğinden, metinlerin kesin içeriği için hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz. Biz teknik yapıyı bu ihtiyaca uygun kurarız.
- Lisanslı ödeme kuruluşu üzerinden kapora
- Aydınlatma metni için form alanı
- İade ve iptal sürecinin yazılı tanımı

## Konya’da rezervasyon sistemi hangi dönemlerde işe yarar?

Konya’da rezervasyon talebi mevsime ve takvime göre dalgalanır. Hafta sonları, bayram dönemleri, düğün ve nişan organizasyonları ile şehre gelen ziyaretçilerin yoğun olduğu günlerde telefonlar meşgul kalır. Online sistem bu yoğunluğu telefondan çıkarıp takvime taşır.

Yerel müşteri kitlesi telefonla ve tanıdık üzerinden rezervasyon yapmaya alışkın olabilir. Bu yüzden sistemi telefonla rezervasyonu ortadan kaldıran bir araç gibi değil, onu tamamlayan bir kanal gibi kurgulamak daha doğrudur. Telefonla gelen talepler panelden girilir; böylece iki kanal tek takvimde buluşur.

Şehir dışından gelen müşteri için sitede yol tarifi, çalışma saatleri ve rezervasyon bilgisi aynı sayfada bulunmalıdır. Arama motoru görünürlüğü de bu noktada önem kazanır; rezervasyon formu, yerel aramalarda bulunabilen bir sayfaya yerleştirildiğinde hem ziyaretçi hem de talep akışı güçlenir.
- Telefon ve online kanalın tek takvimde birleşmesi
- Hafta sonu ve bayram dönemi yoğunluğu için kapasite ayarı
- Yerel aramalarda bulunabilen rezervasyon sayfası

## Telefon ve defter, hazır randevu uygulaması ya da özel rezervasyon sistemi?

| Ölçüt | Telefon ve defter | Hazır randevu uygulaması | Özel rezervasyon sistemi |
|---|---|---|---|
| Çalışma saati dışı talep | Alınamaz | Alınabilir | Alınabilir, kuralınıza göre |
| Çift rezervasyon riski | Yüksek | Düşük | Düşük, kaynak bazlı kontrol |
| Site tasarımına uyum | Yok | Sınırlı, ayrı sayfa | Sitenizin parçası gibi |
| İşletmeye özel kural | Kişiye bağlı | Hazır seçeneklerle sınırlı | İhtiyaca göre tanımlanır |
| Veri sahipliği | Defterde | Sağlayıcıda | Sizin belirlediğiniz yapıda |
| Başlangıç hızı | Hemen | Hızlı | Analiz sonrası kurulum |

## Sürecimiz

1. Akış analizi: Neyi, kimin, hangi kuralla ayırtabildiğini dinleriz; sizden kapasite, çalışma saatleri ve iptal kurallarını isteriz.
2. Teklif ve kapsam: Takvim yapısını, bildirimleri ve varsa ödeme entegrasyonunu yazılı teklifle netleştiririz.
3. Tasarım ve geliştirme: Müşteri ekranını web sitenize uyumlu tasarlar, yönetim panelini kurarız.
4. Test ve onay: Gerçek senaryolarla deneme rezervasyonları yapar, çakışma ve bildirim kontrollerini birlikte inceleriz.
5. Yayına alma: Sistemi sitenizde yayına alır, ekibinize panel kullanımını anlatırız.
6. Destek: Teslimden sonra kural, saat ve bildirim ayarlarında yardımcı olur, ihtiyaç doğdukça yeni özellik ekleriz.

## Sık sorulan sorular

### Rezervasyon sistemi ücreti neye göre değişir?

Takvim sayısına, bildirim kanallarına, ödeme entegrasyonuna ve rapor ihtiyacına göre değişir. Önce ihtiyacı dinler, ardından yazılı teklif sunarız. Ön görüşme ücretsizdir.

### Çift rezervasyon olur mu?

Aynı kaynak için iki talep aynı anda gelse bile kayıt anında kontrol yapılır ve ikinci talebe uygun saatler gösterilir. Telefonla alınan randevuların da panele girilmesi bu düzeni tamamlar.

### SMS ve e-posta bildirimi gönderebiliyor mu?

Evet. Onay, hatırlatma ve iptal mesajları kurulabilir. SMS için bir mesaj hizmeti sağlayıcısı gerekir; bu kısmı birlikte planlarız.

### Online ödeme alınabilir mi?

İsteğe bağlı olarak lisanslı ödeme kuruluşları ile entegre ederiz. Üye iş yeri başvurusu ve onayı ilgili kuruluşa aittir; kart bilgisi sizin sistemlerinizde tutulmaz.

### Mevcut web sitem varsa kurulabilir mi?

Çoğu zaman evet. Mevcut sitenizin yapısını inceler, rezervasyon formunu tasarımınıza uyumlu biçimde ekleriz. Gerekirse siteyi yenilemeyi de konuşuruz.

### Rezervasyon sistemi ile otel sistemi farkı nedir?

Rezervasyon sistemi, yer ayırma ve takvim yönetimine odaklanır. Otel sistemi ise oda, ön büro ve konaklama yönetimini de kapsar. İhtiyacınıza uygun olanı ön görüşmede birlikte belirleriz.

### Rezervasyon sistemi için kendi web sitem olması şart mı?

Hayır, ama olması işi kolaylaştırır. Mevcut siteniz varsa forma sitenize ekleriz; yoksa tek sayfalık bir rezervasyon sayfası hazırlayabiliriz. Uzun vadede sitenizi yenilemek istiyorsanız rezervasyonu tasarıma baştan dahil etmek daha uyumlu sonuç verir.

### Müşteri rezervasyonunu kendisi iptal edebilir mi?

Evet, onay mesajındaki bağlantıdan iptal ya da değişiklik yapılabilir. Hangi süreye kadar serbest iptal tanıyacağınızı siz belirlersiniz. Süre geçtikten sonra sistem işlemi engelleyebilir veya yöneticiye onay için yönlendirebilir.

### Birden fazla çalışan veya şube için ayrı takvim kurulabilir mi?

Evet. Her uzman, oda ya da şube için ayrı takvim tutulur, müşteri ister belirli bir kişiyi ister uygun olan herkesi seçebilir. Yönetim paneli ise tüm takvimleri tek bakışta gösterecek şekilde düzenlenir.

### Rezervasyon sistemini sosyal medyadan kullanabilir miyim?

Rezervasyon bağlantısını Instagram biyografisine, WhatsApp mesajlarına ve reklamlara koyabilirsiniz. Böylece sosyal medyadan gelen ilgi doğrudan takvime akar. Bağlantı kaynağı da raporlanabilir; hangi kanalın daha çok rezervasyon getirdiği görülür.

### Aynı gün rezervasyonu kapatabilir miyim?

Evet, minimum bildirim süresi tanımlanabilir. Örneğin rezervasyonlar en az birkaç saat önceden alınabilir ya da aynı gün tamamen kapatılabilir. Bu ayarı panelden değiştirerek farklı kuralları deneyebilir ve sonuçlarını raporda görebilirsiniz.

### Tatil günlerini ve özel kapanışları nasıl tanımlarım?

Panelden tarih aralığı seçip kaynağı veya tüm işletmeyi kapatabilirsiniz. Kapatılan günler müşteri ekranında seçilemez. Yıllık resmi tatilleri kurulum sırasında topluca işleriz, sonraki değişiklikleri panelden kendiniz yapabilirsiniz.

---
Teklif için: https://www.lanseyapim.com/iletisim?hizmet=rezervasyon-sistemleri
Fiyatlar bilgilendirme amaçlıdır; kesin kapsam ve bedel ücretsiz ön görüşmeden sonra yazılı teklifle belirlenir.