# Tahsilat Sistemleri: Abonelik, Cari ve Online Tahsilat Kaynak: https://www.lanseyapim.com/hizmet/tahsilat-sistemleri Sağlayıcı: Lanse Yapım (Konya, Türkiye) · Kategori: E-Ticaret & Satış İletişim (telefon, SMS, WhatsApp): 0546 219 28 42 · E-posta: bilgi@lanseyapim.com · Adres: FEVZİ ÇAKMAK MAH. 10638 SK. K.T.M. C2 BLOK NO:7A/105 KARATAY/KONYA > Tekrarlayan, taksitli ve cari tahsilatlarınızı tek panelde izleyen tahsilat sistemleri geliştiriyoruz. Ödemeler lisanslı ödeme kuruluşu veya banka altyapısıyla alınır, takip ve raporlama bizden. ## Tahsilat Sistemleri nedir? Tahsilat Sistemleri, bir işletmenin müşteri, cari, borç ve ödeme kayıtlarını tek panelde tutup tekrarlayan, taksitli veya vadeli tahsilatları izlemesini sağlayan yazılımlardır. Kartla ödeme lisanslı ödeme kuruluşu üzerinden alınır; sistem ise kimin ne zaman ne kadar ödemesi gerektiğini, geciken tutarları ve hatırlatma akışını düzenli biçimde yönetir. ## Bir bakışta - Kimler için: Aidat, abonelik, taksit veya cari tahsilat yapan düzenli ödeme takipli işletmeler - Tipik süre: Genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasında; plan çeşitliliğine göre değişir - Teslim edilen: Cari ve borç paneli, ödeme planı, hatırlatma akışı ve raporlar - Sizden beklenen: Müşteri ve borç listesi, ödeme kuralları ve üye iş yeri anlaşması ## Kimler için uygun? - Site ve apartman yönetimleri: Aylık aidatı yüzlerce daireden toplayan yönetimler, kimin hangi ayı ödediğini panelden görüp geciken dairelere hatırlatma gönderebilir. - Spor salonu ve kurslar: Aylık üyelik ücreti tahsil eden işletmeler, üyelik bitiş tarihine göre hatırlatma gönderip yenileme ödemesini kolaylaştırabilir. - Okul, dernek ve vakıflar: Dönemlik taksit ve üye aidatı toplayan kurumlar, taksit planlarını ve ödeme durumunu veli ya da üye bazında takip edebilir. - Abonelik ve bakım hizmeti sunanlar: Periyodik bakım, internet veya yazılım aboneliği satan firmalar, yenileme tarihlerini ve ödeme geçmişini tek ekranda izleyebilir. - Bayi cari takibi yapan toptancılar: Vadeli çalışan toptancılar, bayi bakiyesini ve vadesi gelen ödemeleri görüp bayinin online ödeme yapmasını kolaylaştırabilir. ## Tahsilat sistemi neden gerekir? Birden fazla müşteriden düzenli ya da vadeli tahsilat yapan bir işletme için asıl zorluk ödeme almak değil, kimin ne kadar ödediğini ve kimin geciktiğini takip etmektir. Tablolar, mesajlar ve banka dökümleri arasında bu iş yorucu hale gelir. Tahsilat sistemi; müşteri borcunu, ödeme planını, ödeme sonuçlarını ve hatırlatmaları tek panelde toplar. Ödeme kartlı olarak online alınır, durum otomatik güncellenir. Tek seferlik basit ödeme yeterliyse Sanal Tahsilat hizmeti daha sade bir seçenektir. Bu hizmet yönetim ve takip ihtiyacı olan işletmelere yöneliktir. ## Kapsamda neler var? Kapsamı tahsilat biçiminize göre seçeriz. Ödeme alma işi lisanslı kurumlarda, yönetim ve takip kısmı sistemde olur. - Müşteri, cari ve borç kayıtları - Tekrarlayan ödeme planı: aidat, abonelik, taksit - Kart ödemesi için ödeme sayfası ve ödeme linki - Vadesi yaklaşan ve geciken ödemeler için hatırlatma bildirimi - Ödemenin sisteme otomatik yansıması ve mutabakat ekranı - Makbuz ve ödeme onayı e-postası - Borç, tahsilat ve gecikme raporları - Yetkili kullanıcı rolleri ve işlem kayıtları ## İşletmenize ne kazandırır? Tahsilatın düzene girmesi nakit akışını tahmin edilebilir kılar. Geciken ödemeyi hatırlatan sistem, bu işi kişisel ilişkilerden ayırarak size zaman kazandırır. - Kimin ne kadar ödediğini tek bakışta görmek - Gecikmelerde otomatik hatırlatma ile manuel takibi azaltmak - Hatalı kayıt ve çift tahsilat riskini düşürmek - Ay sonu raporlarını hazır halde bulmak - Müşteriye kolay ödeme imkânı sunarak tahsilatı hızlandırmak ## Hangi sektörlerde kullanılır? - Site ve apartman yönetimleri: aidat tahsilatını takip eder - Spor salonu ve kurslar: aylık üyelik ücretlerini düzenli alır - Okullar ve dernekler: taksitli ve dönemlik ödemeleri yönetir - Bakım ve abonelik hizmeti sunan firmalar: periyodik tahsilat yapar - Toptan satıcılar: bayi cari tahsilatını online ödeme ile hızlandırır ## Neden Lanse Yapım? Tahsilat sistemi finans yazılımı kadar iletişim aracıdır; müşteriye giden bildirim metni, ödeme sayfasının tasarımı ve panel kolaylığı sonucu etkiler. Bunların hepsini tek ekiple hazırlıyoruz. Konya'da yerinde, diğer şehirlerde uzaktan çalışır, kapsamı yazılı teklifle belirleriz. Ajans ödeme kuruluşu değildir; lisanslı kurumlarla entegrasyon yapar, para akışı doğrudan sizin hesabınıza gider. ## Başlamadan önce bilmeniz gerekenler - Banka veya lisanslı ödeme kuruluşuyla üye iş yeri sözleşmesi gerekir; onay kuruma aittir - Abonelik ve otomatik çekim için kurumun izin ve kart saklama kuralları ayrıca incelenmelidir - Müşteri bilgileri kişisel veridir; KVKK metinlerini hazırlayın - Muhasebe ve vergi uyumu için mali müşavirinizle birlikte planlayın - Mevcut müşteri ve borç listenizi tablo olarak hazırlayın ## Kapsamdaki işler - Müşteri ve cari yapısı: Her müşteri için iletişim, grup, bakiye ve geçmiş ödeme bilgisi tek kartta toplanır; arama ve filtreleme ile kayda hızla ulaşılır. - Ödeme planı oluşturma: Aylık, haftalık veya özel takvimli ödeme planları tanımlanır; taksit sayısı, tutarı ve vade tarihi plana işlenir ve müşteriye gösterilir. - Borç ve alacak takibi: Vadesi gelen, geciken ve ödenmiş tutarlar renkli durumlarla listelenir; toplam açık bakiye her an görülebilir. - Hatırlatma otomasyonu: Vade yaklaşırken ve geçtikten sonra e-posta veya mesajla hatırlatma gönderilecek kurallar kurulur; metinler sizinle birlikte yazılır. - Online ödeme bağlantısı: Müşteri borcunu ödeme linki veya hesap ekranı üzerinden kartla ödeyebilir; ödeme sonucu ilgili borca otomatik işlenir. - Mutabakat ekranı: Panel kayıtları ile ödeme kuruluşu raporları yan yana karşılaştırılır; eşleşmeyen işlemler ayrı listelenir ve incelenir. - Makbuz ve belge üretimi: Her ödemeden sonra tahsilat makbuzu veya ödeme onayı oluşturulur, müşteriye gönderilir ve panelde saklanır. - Rol ve işlem kayıtları: Kasa, yönetici ve muhasebe kullanıcıları farklı yetkilerle çalışır; silme ve düzeltme işlemleri kullanıcı adıyla kaydedilir. ## Teslim edilenler - Müşteri ve cari yönetim paneli - Ödeme planı ve taksit tanım ekranı - Borç, alacak ve gecikme listeleri - Hatırlatma e-postası ve mesaj şablonları - Ödeme linki ve online ödeme bağlantısı - Mutabakat ve rapor ekranları - Makbuz oluşturma ve gönderme düzeni - Mevcut borç listesinin toplu aktarımı - Yetki tanımları, yedek düzeni ve kullanım kılavuzu ## Ödeme planı nasıl tasarlanır ve takip edilir? Ödeme planı, borcun hangi tutarda ve hangi tarihlerde ödeneceğini belirler. Aylık sabit taksit, dönemlik büyük ödeme veya esnek takvim gibi seçenekler işletmenin yapısına göre kurulur. İyi bir plan hem işletmenin nakit akışını hem müşterinin ödeme gücünü gözetir. Plan oluşturulduğunda her taksit ayrı bir kayıt olur ve kendi vadesine, durumuna sahip olur. Müşteri ödemeyi yaptıkça ilgili taksit kapanır. Kısmi ödeme veya vadeden önce ödeme gibi durumlar için de kural tanımlanır; böylece kayıtlar karışmaz. Plan değişikliği de yazılı olarak izlenmelidir. Müşteri taksit erteleme talep ettiğinde hangi kullanıcı hangi tarihte ne değişiklik yaptı kayda geçer. Bu düzen sonradan çıkabilecek anlaşmazlıklarda nedeni görmeyi kolaylaştırır. - Sabit, dönemlik veya esnek takvim seçenekleri - Her taksit için ayrı vade ve durum - Kısmi ve erken ödeme kuralları - Plan değişikliğinin kullanıcı adıyla kaydı ## Hatırlatma ve gecikme yönetimi nasıl kurgulanır? Gecikmenin birçok nedeni unutmaktır. Vade öncesi nazik bir hatırlatma çoğu zaman yeterli olur. Sistemde vadeden birkaç gün önce, vade günü ve vadeden sonra olmak üzere kademeli mesaj akışı tanımlanabilir. Her aşamada tonun farklı olması iyi bir uygulamadır. Hatırlatmanın kanalı da önemlidir. Bazı müşteriler e-postayı, bazıları kısa mesajı tercih eder. Mesaj kanalı için sağlayıcı anlaşması gerektiğini ve bunun ayrı maliyet doğurabileceğini baştan belirtiriz. Hangi kanalın kullanılacağı müşteri kitlesine göre seçilir. Uzun süre geciken kayıtlar için panelde ayrı bir liste tutulur ve yöneticiye özet gönderilir. Hukuki takip gibi konular uzmanına aittir; sistem yalnızca kayıtları düzenli sunar. Tahsilat süreçlerinde mevzuata uygunluk için avukat veya mali müşavirinize danışmanız önerilir. - Kademeli hatırlatma takvimi - E-posta ve mesaj kanalı seçimi - Yöneticiye gecikme özeti - Hukuki süreçlerde uzman desteği ## Tahsilat verisi kişisel veri olarak nasıl korunmalı? Tahsilat sistemleri müşterinin adı, iletişim bilgisi ve borç durumu gibi kişisel veriler içerir. Bu verilerin yalnızca gerekli kişiler tarafından görülmesi gerekir. Panelde rol bazlı yetki tanımlamak, kasiyerin yalnız tahsilat girmesi, yöneticinin ise rapor görmesi gibi sınırlar koymanın temelidir. Verinin saklanma süresi de düşünülmelidir. İşletme yükümlülükleri ve sözleşme süreleri gerekçesiyle belirli süre saklanması gereken kayıtlar olabilir. Bu sürelerin hukuki çerçevesini uzman danışmanınızla belirlemenizi öneririz; biz sistemde silme ve arşivleme kurallarını belirlenen çerçeveye göre kurarız. Teknik tarafta şifreli bağlantı, düzenli yedek ve erişim kayıtları standart uygulamalardır. KVKK metinleri ve aydınlatma yükümlülükleri ise işletmenin sorumluluğundadır; hukuki metinleri hazırlatmanız gerekir. Biz yalnızca bunları gösterecek alanları sisteme yerleştiririz. - Rol bazlı erişim sınırları - Saklama süresi için hukuki çerçeve - Şifreli bağlantı ve düzenli yedek - KVKK metinlerinin sistemde gösterimi ## Tablo, ön muhasebe programı ve özel tahsilat sistemi | Ölçüt | Tablo ile takip | Özel tahsilat sistemi | |---|---|---| | Kurulum | Hemen başlanır | Planlama ve geliştirme gerekir | | Hatırlatma | Elle yapılır | Kurallara göre otomatik gönderilir | | Online ödeme | Yok, havale ve nakit | Ödeme linki ve kart bağlantısı | | Hata riski | Elle girişte yüksek | Ödeme otomatik işlenir | | Raporlama | Manuel derleme | Hazır borç ve tahsilat raporları | | Lanse Yapım yaklaşımı | Küçük işlerde tabloyu da yeterli bulabiliriz | Düzenli ve çok kayıtlı tahsilatta özel sistem öneririz | ## Sürecimiz 1. İhtiyaç analizi: Hangi tahsilatları, hangi sıklıkla ve kimlerden aldığınızı dinleriz. Müşteri listenizi isteriz. 2. Plan ve teklif: Ödeme planları, bildirimler ve raporları yazılı teklifte netleştiririz. 3. Panel ve entegrasyon: Yönetim panelini kurar, ödeme kuruluşunuzun altyapısını bağlarız. 4. Test ve onay: Başarılı, başarısız ve geciken ödeme senaryolarını birlikte deneriz. 5. Canlıya alma: Müşteri verilerini aktarır, sistemi yayına alır ve ekibe anlatırız. 6. Destek: Dönem sonu raporu ve yeni plan ihtiyaçlarında yardımcı oluruz. ## Sık sorulan sorular ### Tahsilat Sistemleri ile Sanal Tahsilat farkı nedir? Sanal Tahsilat tek tek kartlı ödeme almaya yarar. Tahsilat Sistemleri ise cari, abonelik, vade, hatırlatma ve mutabakat gibi çok kalemli yönetimi kapsar. ### Paranın bir kısmı size mi geçiyor? Hayır. Ödemeler ödeme kuruluşu veya banka aracılığıyla doğrudan hesabınıza gider. Ajans ödeme kuruluşu değildir ve parayı tutmaz. ### Otomatik tekrarlayan çekim yapılabilir mi? Bu, kurumunuzun sunduğu imkâna ve kart sahibinin onayına bağlıdır. Hangi yöntemin kullanılabileceğini kurumla birlikte netleştiririz. ### Maliyet neye göre değişir? Müşteri sayısı, ödeme planı çeşitleri, bildirim ve rapor ihtiyacı kapsamı belirler. Yazılı teklifle sunarız; kurum ücretleri ayrıdır. ### Muhasebe programıma bağlanır mı? Programın bağlantı imkânına göre değişir. Önce inceler, mümkün olanı teklifte açık yazarız. ### Yasal uyum konusunda sorumluluk kimde? Vergi, fatura ve kişisel veri uyumu işletmenize aittir. Biz teknik yerleşimi kurarız; kesin hukuki ve mali konularda mali müşavir veya hukukçu desteği almanızı öneririz. ### Aidat tahsilatı için sistem uygun mu? Evet, daire veya üye bazlı aylık aidat planı kurulabilir. Borçlar otomatik oluşur, ödeme yapanlar işaretlenir, geciken dairelere hatırlatma gider. Site yönetimi dönem sonunda toplu rapor alabilir. Hukuki konularda yönetim danışmanınıza başvurmanız gerekir. ### Müşteri geçmiş ödemelerini görebilir mi? İsterseniz müşteriye özel bir hesap alanı açılır; borç, ödeme geçmişi ve makbuzlar burada görünür. Bu alanı açıp açmamak sizin kararınızdır. Açılırsa giriş güvenliği ve görünecek bilgiler kurulumda birlikte belirlenir. ### Mevcut borç listemi sisteme nasıl aktarırım? Tablo halindeki liste aktarım şablonuna dönüştürülerek toplu yüklenir. Müşteri, tutar ve vade alanlarının düzenli olması işi hızlandırır. Yüklemeden sonra örnek kayıtları birlikte kontrol eder, hatalı satırları düzeltiriz. ### Sistem e-fatura veya e-arşiv oluşturur mu? Sistem resmi fatura düzenleme programı değildir. Kullandığınız ön muhasebe programıyla veri aktarımı mümkünse kurulabilir. Resmi belge düzenleme konusunda mali müşavirinize danışmanız ve bağlantıyı teklifte açıkça yazdırmanız gerekir. ### Aynı sistemde birden fazla tahsilat türü yönetilebilir mi? Evet, aidat, taksit, abonelik ve tek seferlik tahsilat gibi türler ayrı kategorilerle tanımlanabilir. Her kategorinin kendi hatırlatma kuralı ve raporu olabilir. Kapsamı kategorilerinizin sayısına ve farklılığına göre belirleriz. ### Sistem kullanıcı sayısına göre sınırlı mı? Teknik olarak kullanıcı sayısı sınırlı değildir, sunucu kapasitesi ihtiyaca göre planlanır. Kasa, yönetici ve muhasebe gibi roller tanımlanır. Beklediğiniz kullanıcı ve kayıt sayısını baştan paylaşmanız, doğru altyapının seçilmesine yardımcı olur. --- Teklif için: https://www.lanseyapim.com/iletisim?hizmet=tahsilat-sistemleri Fiyatlar bilgilendirme amaçlıdır; kesin kapsam ve bedel ücretsiz ön görüşmeden sonra yazılı teklifle belirlenir.