Dijital Form Sistemi: Başvuru, Anket ve Sipariş Formları

Dijital Formlar kimler için uygun?

Kâğıt form doldurulur, sonra yeniden yazılır

Kâğıt formlar önce elle doldurulur, sonra biri bilgisayara geçirir. Yazı okunmaz, alan boş kalır, form kaybolur. Aynı bilgi iki kez girildiği için hem zaman hem hata kaybı yaşanır.

Dijital form, bilgiyi doğrudan doldurandan alır. Zorunlu alanlar boş geçilemez, e-posta ve telefon biçimi kontrol edilir, cevaplar tek bir tabloda toplanır. Form doldurulduğu anda ilgili kişiye bildirim gider; siz bilgiyi yeniden yazmak yerine işi yürütürsünüz.

Kapsam: neler hazırlıyoruz?

Hazır form araçlarından farklı olarak formu sizin sürecinize bağlarız: cevap geldiğinde ne olacağı da tasarımın parçasıdır.

• Başvuru, iletişim, servis talebi, anket, sipariş ve randevu formları
• Koşullu sorular; verilen cevaba göre yeni alan açılır
• Dosya, fotoğraf ve belge yükleme alanı
• Telefonda kolay doldurulan, markanıza uygun görünüm
• Gönderimde ilgili kişiye e-posta veya panel bildirimi
• Doldurana otomatik teşekkür ve onay mesajı
• Cevap tablosu, filtreleme ve Excel çıktısı
• Spam ve robot gönderimine karşı koruma
• Tablet ile mekân içi doldurma ve imza alanı, gerekirse
• KVKK aydınlatma ve onay kutusu alanı

İşletmenize faydaları

Müşteri formu telefondan, istediği saatte doldurur; siz de eksiksiz bilgiyle çalışırsınız. Geri bildirim ve anket cevapları rapora dönüşünce hizmetinizi neyin geliştireceğini daha net görürsünüz.

• Elle veri girişi ve okunmayan el yazısı sorunu ortadan kalkar
• Başvuru ve talepler kaybolmaz, tek yerde izlenir
• Eksik bilgi nedeniyle geri arama ihtiyacı azalır
• Anket sonuçlarından karar vermek kolaylaşır
• Kâğıt, baskı ve dosyalama maliyetleri azalır

Hangi alanlarda nasıl kullanılır?

• Klinik ve güzellik merkezi: hasta bilgi formu, onam ve ön muayene soruları
• Teknik servis: arıza bildirimi ve fotoğraflı talep
• İnsan kaynakları: iş başvurusu ve özgeçmiş yükleme
• Okul ve kurs: ön kayıt ve veli bilgi formu
• Restoran ve otel: misafir memnuniyet anketi ve geri bildirim
• Üretici firma: bayi başvurusu ve sipariş talep formu

Neden Lanse Yapım?

Form, müşterinin sizinle ilk teması olabilir; karışık ve uzun bir form insanları kaçırır. Bu yüzden soruları kısaltır, akışı sade tutar ve görünümü markanıza uydururuz. Tasarım ve yazılım aynı ekipte olduğundan form sitenizden kopuk durmaz.

Konya'da yüz yüze, Türkiye genelinde uzaktan çalışıyoruz. Yazılı teklifte form sayısı, entegrasyon ve bildirim yapısı açık yazılır. Teslim sonrası soru ve alan değişikliklerinde destek sürer.

İyi form için ipuçları

• Yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi isteyin; kısa form daha çok doldurulur
• Kişisel veri topluyorsanız aydınlatma metnini forma ekleyin
• Kimlik, sağlık gibi hassas verilerde erişim yetkisini sıkı tutun
• Gönderim sonrası ne olacağını doldurana açıkça yazın
• Formu yayından önce telefondan deneyin

Dijital Formlar kapsamında neler yapıyoruz?

1. 01

   Form türü ve soru tasarımı

   Formun amacını ve soru sırasını sizinle belirleriz. Gereksiz soruları çıkarır, seçenekli soruları serbest metne tercih eder, doldurma süresini kısaltırız.

2. 02

   Koşullu mantık

   Verilen cevaba göre yeni alan açılan veya gizlenen sorular kurulur. Örneğin hizmet türü seçildiğinde yalnızca o hizmete ait sorular görünür.

3. 03

   Dosya ve fotoğraf yükleme

   Belge, fotoğraf ve özgeçmiş yükleme alanı eklenir. Dosya türü ve boyutu sınırlanır, yüklenen dosyalar güvenli biçimde saklanır.

4. 04

   Doğrulama ve spam koruması

   E-posta, telefon ve zorunlu alan kontrolleri yapılır. Robot gönderimlerine karşı koruma kurulur; sahte gönderim yoğunluğu azaltılır.

5. 05

   Bildirim ve otomatik yanıt

   Gönderim anında ilgili kişiye e-posta veya panel bildirimi gider. Form dolduran kişiye teşekkür ve onay mesajı otomatik iletilir.

6. 06

   Cevap paneli ve filtreleme

   Cevaplar tabloda toplanır; tarih, durum ve alan bazında filtrelenir. Her kayıt için durum ve not alanı eklenebilir.

7. 07

   Dışa aktarım ve raporlama

   Cevaplar Excel olarak indirilir. Anketlerde sonuçlar özet tablolara ve grafiklere dönüştürülür.

8. 08

   KVKK alanları

   Aydınlatma metni bağlantısı ve açık rıza onay kutusu forma eklenir. Rıza kaydı tarihiyle birlikte saklanır.

Neler teslim ediyoruz, hangi araçları kullanıyoruz?

Dönüşüm getiren form nasıl tasarlanır?

Bir form, ziyaretçi ile işletme arasındaki ilk resmi temas olabilir. Uzun, karmaşık ya da anlaşılmaz form, ilgi duyan ziyaretçiyi kaybettirir. Formu tasarlarken ilk soru şudur: bu bilgiyi bugün gerçekten kullanacak mıyız? Kullanılmayacak bilgiyi istemek, sadece sürtünme yaratır.

Soru sırası da önemlidir. Kolay ve kısa sorularla başlamak, ziyaretçiyi harekete geçirir. Kişisel bilgi gibi daha çekingen konular, ilk adımdan sonra gelirse form tamamlanma ihtimali artar. Çok uzun formlar adımlara bölünerek ilerleme göstergesiyle sunulabilir.

Alan etiketleri açık olmalı, hata mesajları anlaşılır olmalıdır. Telefon klavyesi alan türüne göre açılmalıdır; sayısal alana sayı klavyesi gelmesi küçük ama etkili bir ayrıntıdır. Gönder düğmesi, ne olacağını anlatan bir ifadeyle yazılırsa güven artar.

• Kullanılmayacak bilgiyi istememe
• Kolay soruyla başlayan akış
• Alan türüne uygun telefon klavyesi
• Net hata mesajları

Form verileri KVKK açısından nasıl ele alınmalı?

Form üzerinden toplanan ad, telefon, e-posta, özgeçmiş, sağlık bilgisi gibi veriler kişisel veridir. Veriyi toplayan işletme, bu verinin veri sorumlusudur. Toplama amacı, saklama süresi ve paylaşılacağı taraflar kişiye önceden bildirilmelidir. Bu bildirim aydınlatma metniyle yapılır.

Teknik açıdan forma aydınlatma metni bağlantısı ve gerekirse açık rıza kutusu ekleriz. Cevaplara erişimi yetkili kullanıcılarla sınırlarız ve işlemleri kayıt altına alırız. Saklama süresi dolan veriyi silmek veya anonimleştirmek için panelde araçlar sunarız. Süre ve gereklilik konusundaki karar işletmeye aittir.

Hassas verilerde daha dikkatli olunmalıdır. Sağlık, kimlik ve biyometrik gibi veriler özel nitelikli sayılabilir ve daha sıkı koşullara tabidir. Bu tür veri toplamadan önce hukuk danışmanınızla çalışmanızı öneririz. Biz hukuki hüküm vermeyiz; uygulamanın teknik tarafını bu çerçeveye uygun kurmaya çalışırız.

• Aydınlatma metni bağlantısı
• Açık rıza kutusu ve kaydı
• Cevaplara yetkili erişim
• Saklama süresi sonunda silme aracı

Konya’daki işletmeler dijital formu hangi alanlarda kullanıyor?

Konya’da klinikler, özel okullar, eğitim kurumları, sanayi firmaları ve hizmet işletmeleri, başvuru ve talep toplamada hâlâ kâğıt ya da telefona yaslanabiliyor. Bu alışkanlık, yoğun dönemlerde kayıpları ve karışıklığı artırır. Dijital form, aynı bilgiyi düzenli ve kayıtlı biçimde toplamanın en basit yoludur.

Örneğin bir sanayi firması iş başvurularını form ile alıp pozisyona göre ayırabilir. Özel bir kurs, ön kayıt formundan gelen adayları tabloda görüp arama planı yapabilir. Teknik servis müşteri talebini fotoğraflı gönderim ile alıp doğru teknisyene yönlendirebilir.

Formu mutlaka mobil için düşünmek gerekir; Konya’da internete ağırlıklı olarak telefondan girildiği için formun küçük ekranda rahat doldurulması başarının anahtarıdır. Ayrıca form bağlantısını WhatsApp, sosyal medya ve QR kod ile paylaşmak, yerel müşteriye ulaşmayı kolaylaştırır.

• İş başvurusu ve pozisyon bazlı ayrım
• Ön kayıt ve arama planı
• Fotoğraflı servis talebi
• WhatsApp ve QR ile form paylaşımı

Kâğıt form, hazır form aracı ve özel dijital form sistemi

Dijital Formlar işinde sık yapılan hatalar

Dijital Formlar Sürecimiz

İşi baştan sona şu adımlarla yürütüyoruz; her adımda onayınızı alıyor ve ilerlemeyi sizinle paylaşıyoruz.

1. 1

   İhtiyaç belirleme

   Hangi bilgiyi kimden, ne için topladığınızı dinleriz; sizden mevcut kâğıt formlarınızı veya soru listesini isteriz.

2. 2

   Teklif ve kapsam

   Form sayısını, bildirimleri ve cevapların nereye gideceğini yazılı teklifle netleştiririz.

3. 3

   Tasarım ve kurulum

   Formları sade ve telefon uyumlu tasarlar, koşullu soruları ve bildirimleri kurarız.

4. 4

   Test ve onay

   Deneme gönderimleri yapar, bildirim ve tablo çıktılarını birlikte kontrol ederiz.

5. 5

   Yayına alma

   Formu web sitenize veya paylaşılabilir bağlantıya yerleştirir, kullanımı anlatırız.

6. 6

   Destek

   Soru ve alan değişikliklerinde, yeni form ihtiyaçlarında destek veririz.

Sonuçları nasıl ölçüyoruz?

Sonuçlar sektöre, rekabete ve kapsama göre değişir. Bu yüzden iş bittiğinde değil, süreç boyunca aşağıdaki göstergelere bakarız.

• Form tamamlama oranı

  Formu açıp gönderenlerin oranı izlenir; düşükse soru sayısı ve düzeni gözden geçirilir.

• Alan bazlı terk

  Hangi alanda ziyaretçinin formu bıraktığı incelenir; sorunlu soru tespit edilir.

• Eksik veya hatalı veri

  Gönderimlerde boş ya da geçersiz bilginin sıklığı izlenir; doğrulama kuralları iyileştirilir.

• Yanıt süresi

  Gönderimden ilk dönüşe kadar geçen süre izlenir; bildirim akışının işlediği görülür.

• Spam gönderim sayısı

  Robot veya sahte gönderimlerin sayısı izlenir; koruma ayarları buna göre güncellenir.

Dijital Formlar için kısa sözlük

Koşullu mantık

Bir sorunun cevabına göre sonraki soruların gösterilmesi ya da gizlenmesidir. Formu kısaltır ve ilgili alanı öne çıkarır.

Aydınlatma metni

Kişisel verinin neden, nasıl işleneceğini anlatan bilgilendirme metnidir. Veri toplayan işletme sorumludur.

Açık rıza

Kişinin belirli bir konuda özgür iradesiyle verdiği onaydır. Formda onay kutusuyla alınır ve kayıt altına alınır.

Webhook

Form gönderildiğinde başka bir sisteme otomatik veri iletimi sağlayan bağlantıdır. Cevapları başka bir panele aktarmada kullanılır.