Tahsilat Sistemleri: Abonelik, Cari ve Online Tahsilat

Tahsilat Sistemleri kimler için uygun?

Tahsilat sistemi neden gerekir?

Birden fazla müşteriden düzenli ya da vadeli tahsilat yapan bir işletme için asıl zorluk ödeme almak değil, kimin ne kadar ödediğini ve kimin geciktiğini takip etmektir. Tablolar, mesajlar ve banka dökümleri arasında bu iş yorucu hale gelir.

Tahsilat sistemi; müşteri borcunu, ödeme planını, ödeme sonuçlarını ve hatırlatmaları tek panelde toplar. Ödeme kartlı olarak online alınır, durum otomatik güncellenir.

Tek seferlik basit ödeme yeterliyse Sanal Tahsilat hizmeti daha sade bir seçenektir. Bu hizmet yönetim ve takip ihtiyacı olan işletmelere yöneliktir.

Kapsamda neler var?

Kapsamı tahsilat biçiminize göre seçeriz. Ödeme alma işi lisanslı kurumlarda, yönetim ve takip kısmı sistemde olur.

• Müşteri, cari ve borç kayıtları
• Tekrarlayan ödeme planı: aidat, abonelik, taksit
• Kart ödemesi için ödeme sayfası ve ödeme linki
• Vadesi yaklaşan ve geciken ödemeler için hatırlatma bildirimi
• Ödemenin sisteme otomatik yansıması ve mutabakat ekranı
• Makbuz ve ödeme onayı e-postası
• Borç, tahsilat ve gecikme raporları
• Yetkili kullanıcı rolleri ve işlem kayıtları

İşletmenize ne kazandırır?

Tahsilatın düzene girmesi nakit akışını tahmin edilebilir kılar. Geciken ödemeyi hatırlatan sistem, bu işi kişisel ilişkilerden ayırarak size zaman kazandırır.

• Kimin ne kadar ödediğini tek bakışta görmek
• Gecikmelerde otomatik hatırlatma ile manuel takibi azaltmak
• Hatalı kayıt ve çift tahsilat riskini düşürmek
• Ay sonu raporlarını hazır halde bulmak
• Müşteriye kolay ödeme imkânı sunarak tahsilatı hızlandırmak

Hangi sektörlerde kullanılır?

• Site ve apartman yönetimleri: aidat tahsilatını takip eder
• Spor salonu ve kurslar: aylık üyelik ücretlerini düzenli alır
• Okullar ve dernekler: taksitli ve dönemlik ödemeleri yönetir
• Bakım ve abonelik hizmeti sunan firmalar: periyodik tahsilat yapar
• Toptan satıcılar: bayi cari tahsilatını online ödeme ile hızlandırır

Neden Lanse Yapım?

Tahsilat sistemi finans yazılımı kadar iletişim aracıdır; müşteriye giden bildirim metni, ödeme sayfasının tasarımı ve panel kolaylığı sonucu etkiler. Bunların hepsini tek ekiple hazırlıyoruz.

Konya'da yerinde, diğer şehirlerde uzaktan çalışır, kapsamı yazılı teklifle belirleriz. Ajans ödeme kuruluşu değildir; lisanslı kurumlarla entegrasyon yapar, para akışı doğrudan sizin hesabınıza gider.

Başlamadan önce bilmeniz gerekenler

• Banka veya lisanslı ödeme kuruluşuyla üye iş yeri sözleşmesi gerekir; onay kuruma aittir
• Abonelik ve otomatik çekim için kurumun izin ve kart saklama kuralları ayrıca incelenmelidir
• Müşteri bilgileri kişisel veridir; KVKK metinlerini hazırlayın
• Muhasebe ve vergi uyumu için mali müşavirinizle birlikte planlayın
• Mevcut müşteri ve borç listenizi tablo olarak hazırlayın

Tahsilat Sistemleri kapsamında neler yapıyoruz?

1. 01

   Müşteri ve cari yapısı

   Her müşteri için iletişim, grup, bakiye ve geçmiş ödeme bilgisi tek kartta toplanır; arama ve filtreleme ile kayda hızla ulaşılır.

2. 02

   Ödeme planı oluşturma

   Aylık, haftalık veya özel takvimli ödeme planları tanımlanır; taksit sayısı, tutarı ve vade tarihi plana işlenir ve müşteriye gösterilir.

3. 03

   Borç ve alacak takibi

   Vadesi gelen, geciken ve ödenmiş tutarlar renkli durumlarla listelenir; toplam açık bakiye her an görülebilir.

4. 04

   Hatırlatma otomasyonu

   Vade yaklaşırken ve geçtikten sonra e-posta veya mesajla hatırlatma gönderilecek kurallar kurulur; metinler sizinle birlikte yazılır.

5. 05

   Online ödeme bağlantısı

   Müşteri borcunu ödeme linki veya hesap ekranı üzerinden kartla ödeyebilir; ödeme sonucu ilgili borca otomatik işlenir.

6. 06

   Mutabakat ekranı

   Panel kayıtları ile ödeme kuruluşu raporları yan yana karşılaştırılır; eşleşmeyen işlemler ayrı listelenir ve incelenir.

7. 07

   Makbuz ve belge üretimi

   Her ödemeden sonra tahsilat makbuzu veya ödeme onayı oluşturulur, müşteriye gönderilir ve panelde saklanır.

8. 08

   Rol ve işlem kayıtları

   Kasa, yönetici ve muhasebe kullanıcıları farklı yetkilerle çalışır; silme ve düzeltme işlemleri kullanıcı adıyla kaydedilir.

Neler teslim ediyoruz, hangi araçları kullanıyoruz?

Ödeme planı nasıl tasarlanır ve takip edilir?

Ödeme planı, borcun hangi tutarda ve hangi tarihlerde ödeneceğini belirler. Aylık sabit taksit, dönemlik büyük ödeme veya esnek takvim gibi seçenekler işletmenin yapısına göre kurulur. İyi bir plan hem işletmenin nakit akışını hem müşterinin ödeme gücünü gözetir.

Plan oluşturulduğunda her taksit ayrı bir kayıt olur ve kendi vadesine, durumuna sahip olur. Müşteri ödemeyi yaptıkça ilgili taksit kapanır. Kısmi ödeme veya vadeden önce ödeme gibi durumlar için de kural tanımlanır; böylece kayıtlar karışmaz.

Plan değişikliği de yazılı olarak izlenmelidir. Müşteri taksit erteleme talep ettiğinde hangi kullanıcı hangi tarihte ne değişiklik yaptı kayda geçer. Bu düzen sonradan çıkabilecek anlaşmazlıklarda nedeni görmeyi kolaylaştırır.

• Sabit, dönemlik veya esnek takvim seçenekleri
• Her taksit için ayrı vade ve durum
• Kısmi ve erken ödeme kuralları
• Plan değişikliğinin kullanıcı adıyla kaydı

Hatırlatma ve gecikme yönetimi nasıl kurgulanır?

Gecikmenin birçok nedeni unutmaktır. Vade öncesi nazik bir hatırlatma çoğu zaman yeterli olur. Sistemde vadeden birkaç gün önce, vade günü ve vadeden sonra olmak üzere kademeli mesaj akışı tanımlanabilir. Her aşamada tonun farklı olması iyi bir uygulamadır.

Hatırlatmanın kanalı da önemlidir. Bazı müşteriler e-postayı, bazıları kısa mesajı tercih eder. Mesaj kanalı için sağlayıcı anlaşması gerektiğini ve bunun ayrı maliyet doğurabileceğini baştan belirtiriz. Hangi kanalın kullanılacağı müşteri kitlesine göre seçilir.

Uzun süre geciken kayıtlar için panelde ayrı bir liste tutulur ve yöneticiye özet gönderilir. Hukuki takip gibi konular uzmanına aittir; sistem yalnızca kayıtları düzenli sunar. Tahsilat süreçlerinde mevzuata uygunluk için avukat veya mali müşavirinize danışmanız önerilir.

• Kademeli hatırlatma takvimi
• E-posta ve mesaj kanalı seçimi
• Yöneticiye gecikme özeti
• Hukuki süreçlerde uzman desteği

Tahsilat verisi kişisel veri olarak nasıl korunmalı?

Tahsilat sistemleri müşterinin adı, iletişim bilgisi ve borç durumu gibi kişisel veriler içerir. Bu verilerin yalnızca gerekli kişiler tarafından görülmesi gerekir. Panelde rol bazlı yetki tanımlamak, kasiyerin yalnız tahsilat girmesi, yöneticinin ise rapor görmesi gibi sınırlar koymanın temelidir.

Verinin saklanma süresi de düşünülmelidir. İşletme yükümlülükleri ve sözleşme süreleri gerekçesiyle belirli süre saklanması gereken kayıtlar olabilir. Bu sürelerin hukuki çerçevesini uzman danışmanınızla belirlemenizi öneririz; biz sistemde silme ve arşivleme kurallarını belirlenen çerçeveye göre kurarız.

Teknik tarafta şifreli bağlantı, düzenli yedek ve erişim kayıtları standart uygulamalardır. KVKK metinleri ve aydınlatma yükümlülükleri ise işletmenin sorumluluğundadır; hukuki metinleri hazırlatmanız gerekir. Biz yalnızca bunları gösterecek alanları sisteme yerleştiririz.

• Rol bazlı erişim sınırları
• Saklama süresi için hukuki çerçeve
• Şifreli bağlantı ve düzenli yedek
• KVKK metinlerinin sistemde gösterimi

Tablo, ön muhasebe programı ve özel tahsilat sistemi

Tahsilat Sistemleri işinde sık yapılan hatalar

Tahsilat Sistemleri Sürecimiz

İşi baştan sona şu adımlarla yürütüyoruz; her adımda onayınızı alıyor ve ilerlemeyi sizinle paylaşıyoruz.

1. 1

   İhtiyaç analizi

   Hangi tahsilatları, hangi sıklıkla ve kimlerden aldığınızı dinleriz. Müşteri listenizi isteriz.

2. 2

   Plan ve teklif

   Ödeme planları, bildirimler ve raporları yazılı teklifte netleştiririz.

3. 3

   Panel ve entegrasyon

   Yönetim panelini kurar, ödeme kuruluşunuzun altyapısını bağlarız.

4. 4

   Test ve onay

   Başarılı, başarısız ve geciken ödeme senaryolarını birlikte deneriz.

5. 5

   Canlıya alma

   Müşteri verilerini aktarır, sistemi yayına alır ve ekibe anlatırız.

6. 6

   Destek

   Dönem sonu raporu ve yeni plan ihtiyaçlarında yardımcı oluruz.

Sonuçları nasıl ölçüyoruz?

Sonuçlar sektöre, rekabete ve kapsama göre değişir. Bu yüzden iş bittiğinde değil, süreç boyunca aşağıdaki göstergelere bakarız.

• Tahsilat süresi

  Vade tarihinden ödemenin gerçekleşmesine kadar geçen süre izlenir.

• Geciken borç tutarı

  Vadesi geçen toplam tutar ve geciken müşteri sayısı dönemler arasında karşılaştırılır.

• Hatırlatma sonrası ödeme

  Hatırlatma gönderilen müşterilerden kaçının ardından ödeme yaptığı izlenir.

• Online ödeme payı

  Ödemelerin ne kadarının online, ne kadarının havale veya nakit olduğu izlenir.

• Mutabakat farkları

  Panel ile kurum kaydı arasında çıkan fark sayısı ve çözülme süresi izlenir.

Tahsilat Sistemleri için kısa sözlük

Cari hesap

Bir müşteri veya tedarikçiyle yapılan borç ve alacak hareketlerinin tek hesapta izlendiği kayıttır.

Vade

Bir borcun ödenmesi gereken son tarihtir ve hatırlatma ile gecikme hesabının dayanağını oluşturur.

Taksit planı

Toplam borcun belirli tutar ve tarihlerde parçalara bölünerek ödenmesini düzenleyen takvimdir.

Mutabakat

İşletme kayıtları ile kurum kayıtlarının karşılaştırılarak doğruluğunun teyit edilmesidir.

Tekrarlayan ödeme

Aynı tutarın düzenli aralıklarla, örneğin her ay, yeniden tahsil edilmesidir.