Kurumsal E-Posta: Alan Adınıza Özel Mail Adresleri

Kurumsal E-Posta kimler için uygun?

Müşteri, adresinize bakarak size güvenir

Müşteriye bir teklif gönderdiniz. Gönderen adres ad@firmaniz.com ise güvenilirdir; ücretsiz bir e-posta adresinden geliyorsa çoğu kişi tereddüt eder, bazıları spam sanıp hiç açmaz.

Kurumsal e-posta, firmanızın alan adıyla çalışan e-posta hesaplarıdır. Her çalışanın, her bölümün kendi adresi olur; çalışan değişse bile hesap firmada kalır.

Biz hesapları kurar, güvenlik ve eşitleme ayarlarını yapar, ekibinizin günlük kullanıma hazır olmasını sağlarız.

Kurulumda neler yapıyoruz?

E-postanın hem güvenle gelmesi hem de başkaları tarafından sahte gönderimin zorlaşması için teknik ayarları eksiksiz yapılandırırız.

• Alan adınıza bağlı e-posta hesaplarının oluşturulması
• Bölüm ve ortak adresler: bilgi, satis, destek gibi
• Spam ve zararlı e-posta filtreleme ayarları
• Gönderim itibarını koruyan teknik kayıtlar (SPF, DKIM, DMARC)
• Telefon, tablet ve bilgisayar programlarıyla eşitleme kurulumu
• Web üzerinden erişim (webmail) ve kullanıcı eğitimi
• Logo ve iletişim bilgisini içeren kurumsal imza tasarımı
• Eski e-posta hesaplarından yeni sisteme mesajların taşınması

Size ne kazandırır?

Kurumsal e-posta, markanızı her yazışmada görünür kılar ve iletişimi düzenli hale getirir. Çalışan ayrıldığında yazışmalar şirkette kalır.

Doğru teknik ayarlar sayesinde e-postalarınızın spam kutusuna düşme riski de azalır.

• Güven veren, markanıza ait adres
• Çalışan değişiminde yazışmaların kaybolmaması
• Gelen kutusunda daha az spam ve oltalama e-postası
• Telefonda ve bilgisayarda aynı posta kutusunu görme rahatlığı
• Ortak adreslerle müşteri taleplerinin ekip içinde paylaşılabilmesi

Hangi işletmelerde nasıl kullanılır?

• Mimarlık ve inşaat firmaları: proje yazışmaları ve teklif gönderimi
• Klinik ve muayenehaneler: randevu, bilgi ve sonuç iletişimi için ayrı adresler
• İmalatçı ve toptancılar: satış, muhasebe ve sevkiyat için bölüm adresleri
• Eğitim kurumları: öğretmen ve idari ekip için hesaplar
• Online mağazalar: sipariş, iade ve destek adreslerinin ayrılması

Neden Lanse Yapım?

E-posta, web sitesi ve alan adı aynı yerde çalıştığı için tek bir ayar hatası bütün iletişimi durdurabilir. Bu üçünü bir arada yönettiğimiz için sorunun nerede olduğunu hızla buluruz.

Konya'da yüz yüze, başka şehirlerde uzaktan destek veririz. Kapsamı yazılı teklifle netleştirir, kurulumdan sonra da yanınızda oluruz.

Başlamadan önce bilmeniz gerekenler

• Hesap sayısını ve her hesabın tahmini posta kutusu boyutunu önceden düşünün
• Güçlü ve her kullanıcıya özel parola kullanın; ortak parola riskli
• Mümkünse iki aşamalı doğrulamayı açın
• Pazarlama amaçlı toplu gönderimi normal hesaplardan yapmayın; ayrı çözümle yapılması gerekir
• Kişisel veri içeren yazışmalar için KVKK yükümlülüklerini hukuk danışmanınızla gözden geçirin

Kurumsal E-Posta kapsamında neler yapıyoruz?

1. 01

   İhtiyaç ve adres planı

   Kaç kullanıcı olacağını, ortak adreslerin hangileri olduğunu ve adres düzenini belirler, ad soyad tabanlı tutarlı bir yapı öneririz.

2. 02

   Posta hesaplarının açılması

   Her kullanıcı için posta kutusu açar, alan ayırır ve başlangıç erişim bilgilerini güvenli biçimde ileterek ilk girişte değiştirilmesini isteriz.

3. 03

   Alan adı kayıtlarının ayarı

   MX kayıtlarını ve gerekli DNS satırlarını düzenleyerek e-postanın doğru sunucuya ulaşmasını sağlarız.

4. 04

   Doğrulama kayıtları

   SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını kurarız. Bu kayıtlar gönderdiğiniz e-postaların güvenilir sayılmasına ve sahte gönderilmesine karşı korunmaya yardım eder.

5. 05

   Spam ve virüs koruması

   Gelen kutusuna ulaşmadan önce zararlı veya istenmeyen iletileri ayıklayan filtreleri etkinleştirir, ayar düzeylerini birlikte belirleriz.

6. 06

   Cihaz kurulumu

   Bilgisayar, telefon ve tablete posta ayarlarını yapar, tüm cihazlarda aynı klasörlerin görünmesini sağlarız.

7. 07

   Mevcut postaların taşınması

   Eski posta kutusundaki iletileri, klasörleri ve kişileri yeni hesaba aktarır, kayıp olmadığını örnekleme ile kontrol ederiz.

8. 08

   İmza ve ortak adresler

   Kurumsal imza şablonunu hazırlar, bilgi ve satış gibi ortak adresleri doğru kişilere paylaştırırız.

Neler teslim ediyoruz, hangi araçları kullanıyoruz?

E-postaların spam klasörüne düşmesi nasıl önlenir?

E-postanın gelen kutusuna ulaşması üç şeye bağlıdır: gönderen alan adının itibarı, teknik doğrulama kayıtları ve içeriğin niteliği. Yeni bir alan adından gönderilen ilk iletiler bile şüpheli görülebilir; bu yüzden hacmi yavaş artırmak gerekir.

Doğrulama kayıtları temel şarttır. SPF, DKIM ve DMARC bir arada çalıştığında alıcı sunucu, iletinin gerçekten sizden geldiğine daha kolay güvenir. Bu kayıtlar eksik ya da hatalıysa teklif ve fatura gibi önemli iletiler bile spama düşebilir.

İçerik tarafında aşırı büyük harf, çok sayıda bağlantı, gizlenmiş adresler ve kimseye ulaşmayan e-postalar itibarı düşürür. Alıcıdan gelen cevaplar ve normal yazışma trafiği ise itibarı güçlendirir. Hiçbir yöntem teslimi tam olarak güvence altına alamaz.

• SPF, DKIM, DMARC kayıtlarını kurun
• Yeni alan adında gönderimi kademeli artırın
• İçeriği sade ve doğru adreslerle tutun

Çalışan girişi ve çıkışında e-posta nasıl yönetilir?

Yeni bir çalışan işe başladığında posta hesabı, imza şablonu ve ortak adreslere erişim önceden hazırlanmalıdır. Hesap açılış talebi için basit bir form ve sorumlu kişi belirlemek, süreci hızlandırır ve unutulan ayarları önler.

Çalışan ayrıldığında hesabın hemen kapatılması yerine kontrollü bir süreç izlenir. Önce parola değiştirilir ve cihazlardan oturum kapatılır; gelen iletiler sorumlu kişiye yönlendirilir; gerekli arşiv alındıktan sonra hesap kapatılır ya da başka bir kullanıcıya devredilir.

Bu süreç yazılı bir kontrol listesine bağlandığında, kurumsal bilgi hem korunur hem de müşteri yazışmaları kesintiye uğramaz. Kişisel veri içeren yazışmaların saklama süresi ve erişimi konusunda mevzuat ayrıntıları için uzman görüşü almanız sağlıklıdır.

• Giriş: hesap, imza, ortak adres
• Çıkış: parola, yönlendirme, arşiv
• Yazılı kontrol listesi kullanın

E-posta güvenliğinde temel alışkanlıklar nelerdir?

En yaygın saldırı yöntemi oltalamadır: sahte bir e-posta ile parola veya ödeme bilgisi istenir. Teknik filtreler çoğunu yakalar, ancak kalanı kullanıcı bilinci durdurur. Beklenmedik bağlantı, ek dosya ve acil para talebi gibi işaretler konusunda ekibe kısa bir bilgilendirme yapılmalıdır.

Parola güvenliği için uzun ve her hizmette farklı parolalar kullanılmalı, mümkünse iki aşamalı doğrulama açılmalıdır. Bir parolanın sızması durumunda ikinci aşama, hesabın ele geçirilmesini büyük oranda zorlaştırır.

Yönetici tarafında şüpheli girişleri izlemek, otomatik yönlendirme kurallarını denetlemek ve eski cihazların oturumlarını kapatmak önemlidir. Saldırganlar çoğu zaman gizli yönlendirme kuralı ekleyerek yazışmaları sessizce izler; bu kurallar periyodik kontrol edilmelidir.

• Oltalamaya karşı ekip bilinci
• Güçlü parola ve iki aşamalı doğrulama
• Gizli yönlendirme kurallarını denetleme

Hangi e-posta çözümü size uygun?

Kurumsal E-Posta işinde sık yapılan hatalar

Kurumsal E-Posta Sürecimiz

İşi baştan sona şu adımlarla yürütüyoruz; her adımda onayınızı alıyor ve ilerlemeyi sizinle paylaşıyoruz.

1. 1

   İhtiyaç analizi

   Kaç kişinin hesaba ihtiyaç duyduğunu, mevcut e-posta durumunu ve cihazları öğreniriz. Sizden hesap listesi isteriz.

2. 2

   Plan ve teklif

   Hesap sayısı, kutu boyutu ve ek özellikleri içeren yazılı teklif hazırlarız.

3. 3

   Kurulum

   Hesapları ve teknik kayıtları kurar, spam ve güvenlik ayarlarını yaparız.

4. 4

   Taşıma

   Eski hesaplardaki mesajları yeni sisteme aktarır, gönderim ve alım testleri yaparız.

5. 5

   Cihaz kurulumu ve eğitim

   Telefon ve bilgisayar programlarını ayarlar, kullanıcılara kısa eğitim veririz.

6. 6

   Destek

   Kurulumdan sonra sorunlar ve yeni hesap ihtiyaçlarında destek sağlarız.

Sonuçları nasıl ölçüyoruz?

Sonuçlar sektöre, rekabete ve kapsama göre değişir. Bu yüzden iş bittiğinde değil, süreç boyunca aşağıdaki göstergelere bakarız.

• E-posta teslim oranı

  Gönderilen iletilerin gelen kutusuna mı yoksa spama mı düştüğü test mesajlarıyla ve geri dönüş raporlarıyla izlenir.

• Spam yakalama düzeyi

  Filtrenin ne kadar istenmeyen ileti ayıkladığı ve meşru iletileri yanlışlıkla engelleyip engellemediği periyodik olarak incelenir.

• Kota doluluğu

  Posta kutularının doluluk oranı izlenir ve dolmaya yaklaşan hesaplar için alan artırma veya arşivleme önerilir.

• Kullanıcı destek talepleri

  Giriş, eşitleme ve parola gibi konularda gelen taleplerin sayısı ve çözüm süresi eğitim ihtiyacını gösterir.

• Doğrulama kaydı durumu

  SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının geçerli olduğu ve gönderilerin bu kontrollerden geçtiği düzenli doğrulanır.

Kurumsal E-Posta için kısa sözlük

SPF

Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini belirten DNS kaydıdır. Sahte gönderimleri ve spam işaretlenmesini azaltmaya yardım eder.

DKIM

Giden iletilere dijital imza ekleyen doğrulama yöntemidir. Alıcı sunucu, mesajın yolda değişmediğini ve sizden geldiğini kontrol edebilir.

DMARC

SPF ve DKIM kontrolünden geçmeyen iletilere ne yapılacağını belirleyen politikadır. Alan adınızın taklit edilmesine karşı ek koruma sağlar.

IMAP

E-postaların sunucuda saklanıp tüm cihazlarla eşitlendiği protokoldür. Aynı kutuya telefon ve bilgisayardan erişmeyi mümkün kılar.

Web posta

E-postaya tarayıcı üzerinden erişilen arayüzdür. Ek program kurmadan, herhangi bir cihazdan yazışmaları okumaya imkan verir.